III. Ce que la technologie et les process peuvent apporter.
Par Emmanuel Mercier, BICG, Novembre 2019
L’innovation est devenue, à l’heure de la révolution numérique et de la « start up nation », un enjeu de réussite des organisations qui ne veulent pas être « ubérisées » par une évolution trop rapide de leur secteur d’activité. La créativité des collaborateurs représente dans ce contexte un impératif de plus en plus stratégique.
/Nous avons pu voir dans un précédent billet https://issuu.com/ergonoma/docs/ergonoma-journal-n-57/64 que les espaces de travail peuvent favoriser cette créativité des employés, à condition qu’ils s’accompagnent d’une évolution du cadre culturel, des habitudes et des relations des individus entre eux. Nous avons pu appréhender également comment le développement des Neurosciences https://ergonoma.com/fr/2019/10/le-graal-creatif-quels-leviers-reels nous donne de nouveaux éléments de compréhension des conditions culturelles indispensables au développement de la créativité au sein des organisations.
Nous nous concentrons à présent sur les technologies qui peuvent favoriser les dynamiques créatives ainsi que l’évolution des procédures internes nécessaire à la concrétisation des bénéfices attendus de ce type de solutions.
Nombre de solutions technologiques promettent de stimuler la créativité des collaborateurs et d’assurer l’innovation des organisations. Associées à des espaces de travail adaptés, elles seraient ainsi l’assurance de développer l’imagination, la collaboration, l’idéation, et la mise en action de plans de travails innovants. Seulement, la question technologique, comme celle des espaces, reste cloisonnée et centrée sur elle-même : quid des procédures internes qui doivent suivre les évolutions technologiques pour pouvoir tirer vraiment profit de celles-ci ?
Tel des espaces en flex office qui sont sensés favoriser la mobilité interne et la collaboration. Les technologies associées doivent bénéficier d’une évolution culturelle permettant au management et aux collaborateurs de tirer profit des espaces et des technologies, mais aussi de processus qui ne freinent pas les dynamiques qui peuvent ainsi être développées. Il est par conséquent indispensable de disposer d’une structure, de procédures et d’une organisation qui ne brident pas les possibilités offertes par les technologies. De même, ces solutions ne peuvent être considérées comme une fin en soi, apportant la solution finale aux besoins de créativité, mais bien comme des moyens au service d’une vision plus large.
Comment les solutions technologiques et les procédures internes peuvent assurer le développement de la créativité au sein des organisations ?
Les solutions technologiques proposant de développer la créativité des collaborateurs sont nombreuses et balaient des champs très larges : collaboration numérique, outils d’idéation, méthodologies de brain storming et planification de tâches numérisés, design de nouveaux services et solutions innovantes… seulement, nombre d’organisations disposant d’outils divers ne les emploient pas forcément. Un accompagnement au changement et des formations sont nécessaires, et les procédures internes doivent faciliter leur utilisation. La demande d’autorisations qui peut être requise peut ainsi être rébarbative, mais la connaissance des solutions dont dispose l’organisation est souvent un premier facteur de non-utilisation de ces outils.
Nous avons beau vouloir opérer une transition rapide vers le numérique, sans une connaissance approfondie des outils technologiques les plus basiques, toute nouvelle solution demeurera inexploitable.
La co-création des solutions technologiques dont ont besoin les métiers est ainsi un facteur de réussite de leur implantation : la pluralité des solutions non personnalisées existantes sature parfois les collaborateurs et ne leur permet pas de saisir les bénéfices à tirer d’un changement de leurs habitudes qu’impliquerait leur prise en main.
La co-définition des objectifs recherchés à travers l’instauration de nouveaux outils technologiques est nécessaire pour que ceux-ci soient réellement au service des activités que les employés mènent et répondent à leurs problématiques créatives. Cette user centricity est le fondement de la réussite de l’implantation de technologies sensées favoriser la créativité. C’est d’ailleurs dans ce contexte que la formation traditionnelle ne donne pas les meilleurs résultats : l´implantation de genius bars, qui permet d’assurer un service de support personnalisé, ou encore la création d’équipes spécialement dédiées à proposer un soutien ponctuel aux employés, sont des initiatives qui permettent de générer de bien meil!eurs résultats.
Connaissance de l’existant et accompagnement structurel
Pour savoir quelles solutions sont pertinentes, il est préférable de cartographier l’existant : la méconnaissance des outils déjà disponibles, et donc de ceux qui pourraient déjà répondre à de tels besoins, est aussi un facteur de saturation induit par la multiplication des technologies disponibles. Sans qu’il ne puisse y avoir l’appropriation nécessaire de la part des utilisateurs. Ensuite, en co-définissant les objectifs concrets pour l’évolution des formes de travail des technologies souhaitées, une communication interne et un accompagnement au changement doivent permettre de sensibiliser les utilisateurs potentiels en les informant des bénéfices réels à tirer de leurs usages.
Le calcul des gains concrets à tirer, ajoutée à la mise en valeur de la co-définition de la solution finale, doivent ainsi non seulement convaincre les collaborateurs de l’intérêt des solutions proposées, mais aussi consolider et assurer la généralisation de leur usage. À condition que la culture suive la même évolution, et que les procédures internes ne présentent pas d’obstacles à leur application.
Les procédures internes doivent évoluer pour que les solutions technologiques puissent être réellement déployées. En s’insérant dans une vision plus large, si la créativité est un enjeu stratégique pour l’organisation, celle-ci doit la favoriser à tous les niveaux : modes de management, organisation des espaces, solutions technologiques adaptées, culture favorable comme enjeu fondamental, mais aussi procédures internes « allégées ». Ainsi, des bureaucraties lourdes, demandant de multiplier les documentations, autorisations, générant des procédures multiples, sont des barrières artificielles au développement de logiques créatives.
En profitant d’une phase de co-définition de solutions technologiques, il est pertinent de remettre en cause les procédures existantes : ainsi, selon les principes du lean office, il est intéressant de faire participer les collaborateurs à l’identification des process qui ne leurs permettent pas de se dédier à des activités créatives ou qui leur font perdre du temps pour se concentrer sur leurs cœurs de métiers.
Selon les « irritants » les plus fréquents, il est possible de générer des idées d’amélioration puis de les prioriser selon la difficulté qu’elles présenteraient et l’impact qu’elles pourraient avoir. De la sorte, il est possible de rationaliser rapidement, facilement, et en ayant une réelle influence sur la perception des collaborateurs, un certain nombre de procédures qui pouvaient bloquer, mentalement ou administrativement, le développement d’idées nouvelles ou l’usage de solutions favorisant la créativité.
Conclusion
En se centrant sur les usages et la fonctionnalité des solutions technologiques, il est possible de générer un réel impact sur la créativité d’une organisation avec la mise en place de nouveaux outils, ou en personnalisant des outils existants. Pour cela, les procédures internes doivent suivre la même logique afin de favoriser tant les usages de ces solutions que les développements des idées qui en sont issues. La culture est le liant qui permettra de pérenniser la démarche. Il apparait donc indispensable de définir une vision stratégique claire, de la transmettre, et pour son application d’impliquer les collaborateurs dans la définition des solutions comme du cadre culturel qui pourra sous-tendre une évolution réussie.
Prochains billets à venir sur www.ergonoma.com
4-Le rôle des ressources humaines
5-Une approche intégrale indispensable
Vous pourrez rencontrer Emmanuel Mercier lors du 7e Workplace Meetings Palais des Festivals & des Congrés de Cannes les 19,20 & 21 novembre 2019 Stand BICG I83C http://www.bicg.com https://www.workplace-meetings.com