Mais au fait, que sont les Nouvelles Formes de Travail* ? (*NFT ou New WoW pour son abréviation en anglais)

La période estivale est la meilleure période de l’année pour aborder sereinement le sujet des Nouvelles Formes de travail. Les experts d’Ergonoma Journal ont préparé en exclusivité, pour vous, un dossier sur l’importance de comprendre comment une démarche de New Wow orientée par et pour les personnes concernées par le changement, peut garantir le succès de la mise en place d’environnements de travail fonctionnels, performants et en adéquation avec une évolution culturelle profonde et centrée sur les nécessités et la vision des organisations comme des professionnels.

Les NFT ou New Ways of Working

Les Nouvelles Formes de Travail concernent tout ce qui est relatif à où, quand, comment et avec qui on travaille. Ils couvrent donc des aspects bien plus vastes que les espaces de travail, et retournent la logique d’un espace comme une fin en soi. La stratégie d’aménagement spatial est, pour les NFT, un moyen supplémentaire d’accompagner la mise en place d’une évolution culturelle, basée sur les besoins et les activités des professionnels, leurs interactions, relations et aspirations. La technologie est donc un élément supplémentaire de cette méthodologie, venant conforter et s’adapter à une stratégie d’évolution générale en fonction des profils et usages des collaborateurs. Enfin, les processus de production ou administratifs sont aussi un moyen de transformer les organisations en les rendant notamment plus agiles, capables de continuer à évoluer par l’amélioration continue et une culture de l’optimisation des ressources et du temps. C’est cependant la culture qui doit orienter toutes ces évolutions pour assurer la cohérence d’un tel projet où chaque initiative doit être intégrée à une stratégie claire à-même de répondre aux enjeux réels de chacune des organisations, en plaçant les personnes au centre du processus de transformation.

Les NFT permettent par conséquent d’utiliser les espaces, la technologie ainsi que l’optimisation des process vers des objectifs plus larges et transversaux. En accompagnant et co-créant avec les employés sur la base de leurs modes de travail actuels et souhaités pour le futur, il est possible de repenser le modèle de management et s’orienter vers le New leadership, de travailler sur des Modèles d’innovation efficaces, neutres et standardisés, des modèles d’amélioration continue pérennes et portés par les collaborateurs, la refondation des plans de carrière, la mise en pratique de la transparence et du partage d’information à différents niveaux, et bien évidemment les modes de collaboration, leurs objectifs et les objectifs poursuivis à ce sujet, entre autres nombreuses initiatives potentielles en fonction de la réalité de l’organisation.

Les autres démarches

D’autres modes de réorganisation des espaces ont fait leur apparition ces dernières années pour des résultats plus ou moins satisfaisants. Tout d’abord, le « flex office » qui est mis en place au sein de nombreux sièges sociaux parisiens se base sur la non assignation des postes de travail et permet aux collaborateurs de choisir leur place afin de collaborer au mieux avec les collègues pertinents en fonction de leurs activités du moment. Accompagné d’un kit technologique adapté à l’employé et d’espaces offrant des outils de travail cohérents quant aux activités de chacun, ce mode d’organisation peut être légitime, mais seulement s’il se base sur un besoin réel de ce type de fonctionnement. Les NFT peuvent tendre à ce mode d’organisation, mais en répondant à un besoin réel si nécessaire et en coconstruisant les conditions techniques de manière intégrée et stratégique.

Les espaces dits « dynamiques » sont fondés sur une diversité de lieux orientés vers les différents types d’activités que peuvent avoir à mener les professionnels. Autrement nommé Activity based office, qui est aussi une particularité classique des NFT lorsque cela est pertinent par rapport à l’évolution culturelle et organisationnelle souhaitée, les espaces dynamiques permettent de disposer des avantages du flex office avec en plus des espaces totalement orientés en tant qu’outils de travail. Seulement, ceux-ci doivent être construits en fonction des besoins, des activités réelles, des aspirations des collaborateurs, et si l’on ne met pas en place un nouveau modèle de travail co-construit avec les usagers, cet espace montrera ses limites opérationnelles comme sociales par un déficit d’adhésion et de satisfaction.

Les résultats existants

L’étude réalisée par Colliers l’institut Think pour Colliers International* disponible ici montre que les employés passés en flex office ou travaillant dans des espaces dynamiques se montrent majoritairement peu satisfaits de leur environnement de travail. En effet, dans les entreprises Flex ils sont seulement 31% à considérer que leurs espaces professionnels contribuent à leur épanouissement, tandis qu’ils sont 46% en ce qui concerne les espaces dynamiques ou centrés sur les activités. Pourtant, 67% des employés étant passés aux NWoW ou NFT estiment que leur environnement contribue bien à leur épanouissement, alors que celui-ci est souvent tout autant fondé sur un mode de fonctionnement de non assignation des postes de travail, comme pour le Flex Office, et présente des typologies d’espaces correspondant aux tâches à réaliser, comme pour les espaces dynamiques. Le Flex office et l’organisation dynamique ne satisfont en fait qu’un travailleur sur deux en moyenne alors qu’ils sont près de 80% à se dire satisfait en NWoW.

Si l’on prend les projets sur lesquels une réelle méthodologie de co-création a pu être mise en place et des modèles de Nouvelles Formes de Travail ont été adoptés pour mettre en place de nouvelles expériences d’entreprise ambitieuses, le taux de satisfaction des usagers qui ne reviendraient pas à leurs anciennes formes de travail passa à plus de 98%*** (études menées auprès des collaborateurs concernés par des projets NFT et Company Experience® mis en place par BICG en Europe et en Amérique).

Comprendre les enjeux et adopter la démarche idéale

La méthodologie de mise en place de nouveaux modes d’organisation de l’espace est fondamentale pour assurer une évolution culturelle des organisations. Le choix d’un modèle de travail ambitieux, fondé sur des analyses culturelles empiriques et des observations objectives des occupations et usages des espaces, doit permettre d’assumer une transformation profonde et en adéquation avec les besoins et aspirations des collaborateurs comme des organisations. L’optimisation des espaces peut ainsi être concomitante de la satisfaction des usagers et le résultat ne pourra être que positif sur tous les plans pour les individus comme pour le collectif. La co-construction, condition de l’adhésion et du succès des solutions avancées durant un projet NFT, est un facteur indispensable à la réussite d’un projet de ce type. La conduite du changement ne doit en effet pas être un simple exercice de sensibilisation et d’explication, mais doit permettre de faire participer et adhérer toute l’organisation, en prenant en compte les idées et nécessités de chacun.

C’est pourquoi BICG met en place des projets de transformation et Company Experience d’une durée moyenne de 12 mois pour arriver à faire évoluer une organisation de manière significative et lui permettre d’être capable de se renouveler d’elle-même dans le futur grace à un modèle flexible et des process orientés vers cette capacité d’adaptation continue et la valorisation des idées de chacun. Les conditions qui garantissent également le succès d’un projet de Nouvelles Formes de Travail sont ainsi à rechercher dans l’intervention d’acteurs externes qui permettront de faciliter la prise de décision objective et empirique. Ceux-ci devront être de véritables intégrateurs, tant des initiatives internes pré-existantes, des projets, mais aussi de tous les intervenants potentiels, en étant force de proposition et de conseil, mais sans être juge et partie afin de garantir l’optimisation des coûts à chaque étape de projet et pour chaque implication financière. Enfin, la communication et la transparence doivent être des principes fondamentaux afin de préparer les populations concernées et de faire sauter les barrières potentielles liées à la résistance face à l’inconnu.

Par Emmanuel Mercier Country Manager BICG France Sociologue Communicant Consultant france@bicg.com